Chi cục Kiểm lâm triển khai sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành iOffice từ tháng 8 năm 2020.

Từ khi thực hiện điều hành, chỉ đạo công việc qua phần mềm, mọi thao tác liên quan đến văn bản đều được xử lý trên mạng, công tác quản lý thông tin nội bộ hiệu quả, trao đổi dữ liệu và chia sẻ thông tin một cách dễ dàng. Thông qua mục theo dõi quy trình xử lý, lãnh đạo nắm rõ công việc được giao cho ai xử lý, kết quả xử lý đến đâu, từ đó có sự đôn đốc, nhắc nhở kịp thời. Phần mềm quản lý văn bản và điều hành đã giúp các cán bộ Văn thư chủ động trong công việc, công tác lưu trữ được khoa học, việc tra cứu văn bản trong hệ thống nhanh, thuận lợi hiệu quả và năng suất hơn rất nhiều. Nếu như trước kia, khi nhận được một văn bản, phải thực hiện vào số văn bản, sau đó chuyển phát tới đơn vị theo đường bưu điện, khá mất thời gian.

Ưu điểm của phần mềm này, khi muốn chuyển văn bản đi, chỉ cần tích chọn nơi nhận trên hệ thống, căn cứ vào nội dung và cán bộ thực hiện nội dung đó, sau khi soạn thảo văn bản được lãnh đạo phòng ký, phê duyệt, cán bộ gửi file văn bản điện tử đến bộ phận văn thư qua hệ thống phần mềm. Cán bộ văn thư sẽ vào sổ văn bản và phát hành văn bản qua mạng trên hệ thống phần mềm, các đơn vị sẽ nhận văn bản cùng thời điểm. Vì vậy, quá trình thực hiện công việc nhanh chóng, kịp thời và tiết kiệm hơn rất nhiều.

Ngoài những mặt lợi ích nói trên phần mềm giúp dễ dàng tìm kiếm, tra cứu các văn bản liên quan đến công việc đang xử lý; giúp việc gửi, nhận văn bản nhanh và đơn giản, không phải photo, in ấn, đi lại nhiều lần; tiện lợi trong việc quản lý, tìm kiếm bản gốc; truyền đạt các thông báo, chỉ thị của các cơ quan nhà nước tới các phòng, đội nhanh chóng, kịp thời. Ngoài ra việc ứng dụng phần mềm ioffice sẽ góp phần giảm chi phí văn phòng phẩm, cước phí phát hành văn bản đi, tiết kiệm được thời gian, giúp lãnh đạo điều phối công việc được thuận lợi, việc trao đổi nắm bắt công việc được nhanh chóng và hiệu quả hơn so với trước đây.